お客様サポートよくあるご質問

• 2024/04/26

電子取引のデータ保存を義務化する改正電子帳簿保存法は、2022年1月1日に施行されましたが、「電子取引」のデータ保存については、2023年12月31日までの宥恕期間が設けられました。 そして2024年1月1日から完全義務化されました。

電子帳簿保存法における「電子取引」とは、電子データで授受した取引情報のことです。データで送受信した取引関係書類をデータのまま保存しなければならない。というものです。

まずはじめに、事務処理規定が決まっていない場合は、事務処理規定を決めなければなりません。これはシステム側要件ではないからです。対応として税務署や顧問税理士等にご相談いただくなどです。

電子取引のデータ保存を行うにあたって、保存上の措置については下記のいずれかによる対応が可能です。

１、正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を策定

２、取引情報の授受後、制限期間内にタイムスタンプを付与し、保存者等の情報を記録する

※コワークドライブではタイムスタンプ機能を提供しておりません。別途タイムスタンプの付与及び一括検証に関する対応等が必要になります。１の方法を採用する場合は、タイムスタンプ機能は不要です。

事務処理規定に関しては、国税庁のHPに参考資料がございます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）

・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）

コワークドライブを利用した運用イメージ

電子帳簿保存法対応のフォルダを作成し、その下に「電子取引」、「電子取引移動用」のフォルダを作成します。フォルダは訂正、削除ができない保存専用のフォルダとして設定します。電帳法ユーザー、電帳法管理者のグループを作成し、これらのフォルダにアクセス権を与えます。

Administratorグループにはアクセス権を与えません。

１、グループの設定をします

「電帳法＿ユーザ」、「電帳法管理者グループ」を作成します。「電帳法管理者グループ」はシステムロールを「パワーユーザ」に設定します。

２、ユーザの設定をします

電子取引データを管理する「電帳法管理者」を一般ユーザで作成します。「電帳法管理者」は「電帳法管理者グループ」のみ所属させてください。

電帳法管理者が電子取引データを保存する際には、通常業務で利用するIDで実施してください。

３、フォルダの作成をします

電子取引データを管理するフォルダを作成します。全社共有の中に「電子帳簿保存法対応」フォルダを作成、サブフォルダとして「電子取引」「電子取引移動用」を作成します。

４、アクセス権限の設定をします

「電帳法＿ユーザ」および「電帳法管理者グループ」の一般フォルダロールを新規作成追加を行い、フォルダに一般フォルダロールを設定します。

電帳法ユーザロール

電帳法管理者ロール

５、属性の設定

電子取引の検索要件に対応するため、属性に「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」、「取引先リスト」の設定が必須となります。管理コンソールから属性を選択し、属性の設定を行います。

続いて、属性の設定を行います。

検索可能にチェックを入れます。

電子取引の検索要件に対応するため、以下の2項目の名前を変更します。

・取引先・勘定項目リスト　⇒　取引先リスト

・取引先・勘定項目　⇒　取引先

属性セットの設定を行います。管理コンソールから属性セットを選択します。

編集画面左側から「新規作成」を押下します。

名称を入力し、左側「属性一覧」から選択し、>>のボタンを押下します。これを一覧の中にある項目を繰り返し実施します。

６、電子取引データの保存

電子取引データをコワークドライブにアップロードします。コワークドライブWebにログインし、画面右側からアップロードするファイルを表示し、「追加」ボタンを押下して属性を入力します。

７、ファイルの検索

詳細な検索機能で、属性値を基にしてファイルの検索が行えます。

Web上部の「詳細な検索」を選択します。

フォルダを選択し、検索対象を選びます。